1. Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Hämeentie 19 A, 00500 Helsinki
Sähköposti: safa@safa.fi

2. Rekisteröidyt

Jäsen- ja tilaajarekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenyyttä hakevien, yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten henkilötietoja sekä liiton julkaisemien Arkkitehti- ja Arkkitehtiuutiset -lehtien tilaajien ja entisten tilaajien henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Jäsen- ja tilaajarekisterin käyttötarkoitus:

• Yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden henkilötietojen hallinta
• Yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta
• Yhdistyksen jäsenelleen lupaaman palvelun ja muun toiminnan toteuttaminen (jäsensopimuksen toteuttaminen)
• Yhdistyksen viestinnän toteuttaminen ja muu markkinointi (jäsensopimuksen toteuttaminen)
• Yhdistyksen päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta
• Yhdistyksen julkaisemien lehtien tilaajien ja päättyneiden tilaajien henkilötietojen hallinta (Tilaajasopimuksen toteuttaminen)
• Yhdistyksen julkaisemien lehtien tilaajille ja entisille tilaajille lupaaman muun palvelun, viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen (Tilaajasopimuksen toteuttaminen)

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja henkilötietojen käyttöperusteet

Yhdistys käsittelee jäsentensä tietoja pääsääntöisesti kolmella perusteella:

• Lakisääteinen velvoite (Yhdistyksen on ylläpidettävä luetteloa jäsenistä)
• Sopimuksen toteuttaminen (Jäsenyyssopimuksen toteuttaminen, tilaajasopimuksen toteuttaminen)
• Oikeutettu etu (Esim. historiatietojen säilyttäminen jäsenistä)

Henkilötunnuksen käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite tunnistaa ja yksilöidä jäsen luotettavasti hänen oikeusturvansa varmistamiseksi.

Ammattiliittoon kuulumista (Safan jäsenyys, SAFA-TEK jäsenyys) käsittelevän tiedon käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu.

Yhdistys käsittelee tilaajien tietoja sopimuksen toteuttamiseksi ja oikeutetun edun perusteella.

4.1. Yhdistyksen jäsenet

Henkilötietojen käsittelyperusteet henkilötietoryhmittäin:

Yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa:

• nimi
• kotipaikka

Sopimuksen toteuttaminen:

• Sähköposti(t)
• Puhelinnumero(t)
• Kotiosoite
• Lehtien postitusosoite
• Laskutustiedot
• Kriittiset yhdistykseen tai yhdistyksen jäsenyyteen liittyvät tiedot tai tiedotteet
• Jäsenyyden tyyppi, mahdolliset jäsenmaksun
• alennukseen liittyvät tiedot
• KOKO-kassan jäsenyyden hakeminen, kassan jäsenyys
• Työtehtäviin liittyvät tiedot, esim yrittäjä, palkansaaja
• Arvonimet
• Puolison kuuluminen SAFAan

Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu:

• Syntymäaika, henkilötunnus
• Jäseneksi liittymispäivä, eroamispäivä ja -syy
• Jäsenyyden tyyppi
• Suoritetut tutkinnot ja niiden päivämäärät sekä suorittamispaikat
• Tiedot entisistä ja nykyisistä luottamustehtävistä SAFAssa
• Kuuluminen ala- ja paikallisosastoihin
• Sukupuoli
• Laskujen maksuhistoria

Yhdistys käsittelee suostumuksen perusteella henkilön muita kuin nykyisiä työpaikkoja (kun ne eivät liity mahdolliseen jäsenmaksualennukseen) ja muita kuin Safan jäsenyyteen sidoksissa olevia tutkintojen tietoja.

Yhdistys voi kerätä myös muita tietoja, mikäli esimerkiksi jäsenedellytykset muuttuvat tai ilmenee muu tarve esimerkiksi jäsensopimuksen toteuttamisen takia.

4.2. Tilaajat

Henkilötietojen käsittelyperusteet henkilötietoryhmittäin:

Sopimuksen toteuttaminen:

• Yhteystiedot (Nimi, sähköposti, puhelinnumero)
• Osoitetiedot
• Laskutustiedot
• Muun maksajan tiedot (esim. lahjatilaus)
• Digilehden tunnukset
• Oikeutettu etu
• Laskujen maksuhistoria

 5. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenen henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai kotiosoitteen päivityksen osalta postilta. Historiatiedot syntyvät järjestelmässä.

Tilaajan henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, lahjatilauksen tekijältä tai tilauksia hoitavalta asiamieheltä. Historiatiedot syntyvät järjestelmässä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät jäsenten ja tilaajien henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Avoine Oy:n järjestelmään.

Pelkkien digilehtien tilaajien tiedot on suojattu ja tallennettu Dude Oy:n ylläpitämälle Ark.fi-sivustolle.

Järjestelmään on pääsy vain sellaisilla yhdistyksen työntekijöillä tai luottamustoimijoilla (Safan toimiston henkilökunta, ala- ja paikallisosastojen yhteyshenkilöt), jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi. Heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. He pääsevät tarkastelemaan ainoastaan niitä osia henkilötiedoista, jotka ovat välttämättömiä hoidettavien tehtävien kannalta.

Jäsenet pääsevät tarkastelemaan ja muuttamaan tietojaan henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Jäsenet voivat tilata Safan toimiston henkilökunnalta rekisteriotteen henkilökohtaisista tiedoistaan.

Korkeakoulutettujen työttömyyskassa KOKO pääsee tarkastelemaan rekisteriä kassaan liittyvien ja liittyneiden tietojen osalta.

Lehtien tilaajat voivat muuttaa tietojaan sähköpostitse julkaisujen yhteyshenkilölle.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Jäsenten henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Arkkitehtitoimistojen liitto ATL:lle henkilön SAFAn jäsenyyden varmistamiseksi.
• Tekniikan akateemisille SAFA-TEK -yhteisjäsenyyden toteuttamiseksi
• KOKO-kassalle työttömyyskassan jäsenyyden toteuttamiseksi
• Yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
• Ark.fi–sivuston(Dude Oy:n ylläpitämä) digilehtien lukuoikeuksien todentamiseksi
• Safa.fi- sivuston (Meom Oy:n ylläpitämä) jäsenportaalin käyttöoikeuksia varten
• Gruppo-uutiskirjetyökaluun jäsenviestinnän toteuttamiseksi
• Tilitoimistolle laskutuksen ja kirjanpidon toteuttamista varten (Azets, Netvisor)
• Verottajalle ammattiyhdistyksen jäsenmaksuhyvityksen saamiseksi
• Safan julkaisujen postittamiseksi (Posti, Grano)
• Digitaalisen lukuoikeuden järjestämiseksi (Dude Oy)
• Lukijakyselyn toteuttavalle palveluntarjoajalle
• Tilausten markkinointia tarjoavalle palvelulle
• Jäsenen yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) voidaan luovuttaa kolmannelle henkilölle, jos jäsen on antanut tähän suostumuksensa

Lehtien tilaajien henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Tilitoimistolle laskutuksen ja kirjanpidon toteuttamista varten (Azets, Netvisor)
• Tilauksen postittamiseksi (Posti, Grano)
• Digitaalisen lukuoikeuden järjestämiseksi (Dude Oy)
• Lukijakyselyn toteuttavalle palveluntarjoajalle
• Tilausten markkinointia tarjoavalle palvelulle

Henkilötietoja tai -tietoryhmiä ei anneta käyttöön enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin hallintajärjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä
  tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä
• Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin
  oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä
  Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on SAFAn jäsen tai julkaisujen tilaaja.

Jäsenyyden tai julkaisujen tilauksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden tai tilauksen päättymisestä (perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia KKO 2017:15).

Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai SAFAn sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Safa säilyttää (pelkistetyt) tiedot entisistä jäsenistään yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

10. Profilointi

Rekisteröityjen automaattista profilointia ei tehdä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä´suoramarkkinointitarkoituksiin.

Hän voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SAFAn käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
  perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella
  ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen safa@safa.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tietosuoja-asiat
Suomen Arkkitehtiliitto SAFA
Hämeentie 19 A, 00500 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.11.2024.