Talous- ja projektiavustusohjeet osastoille

Ala- ja paikallisaosastojen taloudenhoidon ja vuosisuunnittelun toimintaohjeet 

Osaston hallinto ja toiminta

Safan liittovaltuusto on hyväksynyt paikallis- ja alaosastojen ohjesäännöt, jotka ohjaavat osastojen toimintaa. Liittovaltuusto hyväksyi 30.5.2022 ala- ja paikallisosastojen ohjesäännöt, jotka päivitetään tätä toimintaohjetta vastaaviksi ja viedään liittovaltuustolle hyväksyttäväksi.

Ala- ja paikallisosastot toimivat Safan hallituksen alaisuudessa, eivätkä ole rekisteröityjä yhdistyksiä. Hallitus valvoo osastojen toimintaa, kuten varojen käyttöä, sekä vastaa osastojen toiminnan lainmukaisuudesta.

Osaston toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi. Osaston tulee laatia vuosittain toimintasuunnitelma, toimintakertomus sekä kirjanpitoaineisto. Osaston toimintaa johtaa osaston vaalikokouksessa valittu johtokunta, jonka tehtävät on määritelty paikallis- ja alaosastojen ohjesäännöissä. Johtokunnalla on ainakin puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja  sihteeri sekä talousvastaava, jonka ei tarvitse kuulua johtokuntaan. Osaston puheenjohtaja vastaa mm. johtokunnan pöytäkirjojen oikeellisuudesta.   

Liittovaltuusto päättää vuosittain talousarvion yhteydessä osastojen seuraavan vuoden toimintaa varten varattavasta määrärahasta, joka muodostuu kiinteästä tuesta ja projektimäärärahasta. Kiinteä tuki on tarkoitettu osaston juokseviin menoihin ja osaston toimintaan. Tuki maksetaan osastoille kahdessa erässä: 15.2 mennessä* ja toisen vuosipuoliskon alussa, mikäli osasto on toimittanut Safan toimiston osastovastaavalle toimintaansa koskevan tarkastetun ja hyväksytyn toimintakertomuksen. Toimintatuen toinen erä maksetaan ennen kesälomakautta.

*Hallitus esittää, että kiinteän toimintatuen 1. erän maksamisen edellytyksenä on jatkossa osastojen määräpäivään mennessä toimittama toimintasuunnitelma hallitukselle. Tämä edellyttää muutoksia paikallis- ja alaosastojen ohjesääntöihin.

Osaston kirjanpito ja toiminnantarkastus

Osastojen kirjanpito on osa Safan kirjanpitoa. Osastojen toimintakertomukset  ja kirjanpitoaineisto liitetään Safan sääntömääräiseen toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen. Osastoilta ei siten edellytetä erillistä tilinpäätöstä, vaan osastot toimittavat tilinpäätöstiedot Safan tilitoimiston (Azets Insight) laatimalla excel-pohjalla. 

Kirjanpito- ja hallintoaineiston toimitus ja säilytys

Osaston kirjanpito- ja hallintoaineisto säilytetään Safan hallinnoimassa Google Drive -kansiossa, jonne osastovastaava jakaa linkin. Vuosittain toimitettava aineisto: 

  • johtokunnan allekirjoitetut pöytäkirjat
  • osaston toimintakertomus 31.5 mennessä
  • toimintasuunnitelma
  • kirjanpitotaulukko, osaston talousvastaava lähettää 31.12 mennessä
  • kaikki tiliotteet, tositteet ja tositteisiin liittyvä kirjeenvaihto 

Safan toimisto lähettää aineiston Azets-tilitoimistoon, säilytettäväksi lainmukaisen ajan:

  • Tiliotteet, tositteet ja tositteisiin liittyvä kirjeenvaihto säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt
  • Kirjanpitotaulukko säilytetään vähintään 10 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt
  • Kokouspöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi. Toimisto toimittaa ne ajoittain Toimihenkilöarkistoon.

Toimintakertomuksen sekä kirjapitokoosteen tarkastaa osaston johtokunnan valitsema toiminnantarkastaja.

Kaikki osaston tulot ja menot on sisällytettävä kirjanpitoon. Kirjanpitoon tehdyn kirjauksen tulee perustua tositteeseen. Tulotositteesta on selvittävä euromäärä, maksaja ja mistä tulosta on kyse. Käteistulosta (esim. myyjäiset) on tehtävä selkeästi eritelty tulotosite. Menotositteesta on käytävä selville euromäärä, maksun saaja ja mistä kulusta on kyse. Menotositteen muodostavat lasku ja tiliotteella näkyvä laskun maksusuoritus tai käteiskuitti. Puheenjohtaja hyväksyy tositteet lukuun ottamatta mahdollisia omia menojaan koskevia laskuja, jotka hyväksyy esim. varapuheenjohtaja.

Osaston tilinkäyttöoikeudet

Ala- ja paikallisosaston johtokunta nimeää keskuudestaan henkilöt, joille se myöntää tilien (ja tarvittaessa maksukorttien) käyttöoikeudet Safan asiakkuuden alle Nordea Corporate Netbank -pankkiin. On tärkeä samalla poistaa käyttöoikeudet aikaisemmilta vastuuhenkilöiltä. Näistä tehdään johtokunnan kokouksessa päätös, joka merkitään pöytäkirjaan. 

Päätösmalli:

Päätettiin valtuuttaa [titteli etu- ja sukunimi] (sotu) käyttämään [osaston nimi] pankkitiliä (tilin numero) xx pankissa ja poistaa kyseisen tilin käyttöoikeus aikaisemmalta valtuutetulta, joka on ollut [titteli etu- ja sukunimi]. 

Päätettiin myöntää [titteli etu- ja sukunimi] (sotu) [kortin nimi/tyyppi] [kortin numero] käyttöoikeus [osaston nimi] pankkitilille (tilin numero) xx pankissa ja poistaa kyseisen kortin käyttöoikeus aikaisemmalta valtuutetulta, joka on ollut [titteli etu- ja sukunimi].

Kun osastojen tilinkäyttöoikeuksiin tulee muutoksia henkilöiden vaihtuessa, otetaan yhteys Safan toimiston vastuuhenkilöön. Tällä hetkellä osaston tilien hallintaoikeuksien yhteyshenkilönä toimii mia.saarelma@safa.fi

Projektiavustukset

Hallitus myöntää osastoille Safan projektimäärärahaa ja OKM:n vuosittain myöntämää tukea, jolla tuetaan erityisesti sellaisia paikallisia tilaisuuksia, tapahtumia, näyttelyitä ja muuta toimintaa, joka suuntautuu jäsenkunnan ohella myös muille tahoille ja joka edistää arkkitehtuurin tunnetuksi tekemistä.

Tukien saamisen edellytyksenä on hallitukselle toimitettu hakemus ja raportointi rahan käytöstä. Raportti toimitetaan Safan osastovastaavalle heti avustuksen kohteena olevan tapahtuman tai projektin jälkeen ja viimeistään seuraavan kalenterivuoden tammikuun loppuun mennessä.

Projektiavustusten hakemisesta ja raportoinnista antaa lisätietoa Safan osastovastaava, paivi.virtanen@safa.fi

Osastot maksavat pääsääntöisesti omaan toimintaansa, myös Safan avustamiin projekteihin, liittyvät laskut itse osastonsa tililtä. 

Poikkeuksena ovat työsuoritteet, luentopalkkiot, ym. palkkaan rinnastettavat laskut, jotka on kierrätettävä maksuun Safan kautta, koska osastot eivät ole rekisteröityjä yhdistyksiä, eivätkä sen vuoksi voi maksaa ko. laskuja suoraan tililtään. Nämä laskut lähetetään järjestösihteeri Katri Laaksolle osoitteeseen talous@safa.fi 

HUOM. laskuun on liitettävä selkeästi tieto siitä, mihin projektiin se liittyy, minkä osaston toiminnasta on kyse, tilinumero sekä työkorvauksen verokortti.

Myös projektiavustuksista maksettavat kilometrikorvaukset lähetetään maksettavaksi talous@safa.fi kautta, koska ne edellyttävät tulorekisteriselvitystä.

Lopuksi

Yhdistyksen taloudenhoito on säädeltyä ja sen on oltava huolellista. Huolellisuusvelvoite koskee koskee liittovaltuuston ja hallituksen lisäksi osastojen johtokuntia ja niiden jäseniä. On tärkeä myös tiedostaa, että osastojen varat ovat liiton varoja, ja niitä voi käyttää vain tarkoitukseensa. 

Hyvä hallinto lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta. Tilitoimisto ja toimiston yhteyshenkilöt tukevat osastojen toimintaa: 

  • Palkkioiden, työkorvausten ja matkakorvausten maksaminen:
    Katri Laakso, talous@safa.fi

Projektiavustusohjeet ala- ja paikallisosastoille

SAFA tukee ala- ja paikallisosastojen toimintaa suorana toimintatukena sekä projektiavustuksina. Projektiavustukset ovat haettavissa keväällä ja syksyllä, maalis- ja syyskuussa.

Projektiavustuksia myönnetään SAFA:n budjetista 11 000 euroa sekä opetus- ja kulttuuriministeriön
SAFA:lle myöntämästä avustuksesta alueelliseen arkkitehtuuritoimintaan. OKM on myöntänyt
avustusta vuodesta 2013 lähtien vuosittain noin 40 000 euron verran. Päätös tuesta
saadaan yleensä vasta maaliskuussa, jolloin osa avustuspäätöksistä voidaan joutua tekemään
ehdollisina.

Yleistä

Projektirahoitus on tarkoitettu toissijaiseksi rahoitukseksi. Ensisijaisesti projektit tulisi pyrkiä rahoittamaan osallistumismaksuin ja muilta tahoilta saadulla tuella. Avustusta ei koskaan myönnetä kattamaan koko hankkeen kuluja – jokaisella hankkeella tulee olla myös muuta rahoitusta.

Muina rahoittajina voivat olla joko paikalliset yhteistyötahot, kuten esimerkiksi yritykset, taidetoimikunnat, museot tai oppilaitokset, tai valtakunnalliset tahot kuten esimerkiksi apurahoja myöntävät tahot, ministeriöt tai muut laitokset. Osa rahoituksesta voi koostua myös osaston saamasta kiinteästä tuesta. Muun rahoituksen osuus pitää selvitä hankkeen budjetista.

Projektin aikataulun tulee olla realistinen, ja olla toteutettavissa myöntövuoden loppuun mennessä.

Mihin projektiavustuksia myönnetään?

Opetus- ja kulttuuriministeriön valtionavustus muodostaa jaettavista avustuksista noin 80 %. Tuki on tarkoitettu alueelliseen arkkitehtuuritoimintaan; sen tulee olla ulospäin suuntautuvaa, arkkitehtuurin näkyvyyttä edistävää toimintaa.

Ministeriön myöntämää tukea ei voi siirtää seuraavalle vuodelle. Siksi ministeriön myöntämä avustus pyritään jakamaan kokonaisuudessaan jo keväällä. Mikäli ministeriön rahalla tuettua hanketta ei saada toteutettua vuoden loppuun mennessä, tulee asiasta ilmoittaa SAFA:an välittömästi, jolloin tuki voidaan siirtää toiselle hankkeelle eikä rahaa tarvitse palauttaa ministeriölle.

Myös SAFA:n projektiraha on tarkoitettu ensisijaisesti ulospäin suuntautuvaan toimintaan. Kaksi kertaa vuodessa maksettavaa toimintatukea voi käyttää osastojen omaan sisäiseen toimintaan, kuten pikkujouluihin tai ekskursioihin. Niihin ei myönnetä avustusta.

Avustusta myönnetään tapahtumiin liittyviin kertaluonteisiin kulueriin, kuten tila- ja materiaalikustannukset, paino- tai käännätyskulut, jäsenkunnan ulkopuoliset luennoitsijat ja tarjoilut. Osastotoiminta on vapaaehtoista toimintaa. Projektiavustusta ei myönnetä SAFA:n jäsenten tekemään tapahtumien järjestelytyöhön.

Miten toimitaan

Osastojen tulee toimittaa seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti lokakuun loppuun mennessä SAFA:n toimistoon. Suunnitelman tulee sisältää seuraavalle vuodelle suunnitellut projektit.

Hakeminen

Projektiavustuksia haetaan vapaamuotoisella hakemuksella, josta tulee selvitä hankkeen sisältö, tavoitteet, kohderyhmät, yhteistyötahot, aikataulu sekä projektin vastuuhenkilö(t) yhteystietoineen. Hakemukseen sisältyy excel-muotoinen tulo- ja menoarvio. Hakemus toimitetaan sähköpostilla osoitteeseen paivi.virtanen@safa.fi

Hakemukset käsitellään hallituksen kokouksissa maalis- ja syyskuussa. Tarkat hakuajat ilmoitetaan ala- ja paikallisosastoille vuoden alussa hallituksen kokousaikataulun varmistuttua.

Hakemusten arviointi

Kukin hakemus käsitellään tapauskohtaisesti, eikä päätöksiä pidetä ennakkotapauksina. Hakemuksen tulee olla  kiteytetty, enintään yhden liuskan mittainen ja hyvin perusteltu, eli sen tulee edistää arkkitehtuuria ja jäsenkunnan etua. Mitä laajemmalle yleisölle projekti on suunnattu, sitä myönteisemmin siihen suhtaudutaan.

Tukea myönnettäessä huomioidaan myös osaston omat mahdollisuudet osallistua projektin rahoitukseen, minkä vuoksi edellisen tilikauden tietojen sekä kuluvan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin tulee olla hallituksen käytössä päätöstä tehtäessä.

Kunakin vuonna käytettävissä olevat varat pyritään jakamaan tasapuolisesti aktiivisten ala- ja paikallisosastojen kesken.

Raportointi

Projektin päätyttyä siitä tulee toimittaa raportti SAFA:an. Raportin tulee sisältää selostus projektin toteutusvaiheista sekä toteutuneista tuloista ja menoista (excel), sekä mahdolliset lopputuotokset (kirja, esite ym.). Kuitit ja maksutositteet tulee säilyttää.

Selvitykset kaikista edellisen vuoden projekteista pitää olla toimitettu SAFA:an, ennen kuin uusia avustuksia voi hakea. Raportti edellisvuoden projektista tulee olla toimitettu helmikuun loppuun mennessä.

Hankkeiden näkyminen SAFAn viestinnässä

Kun tapahtuman aika, paikka ja ohjelma on selvillä, toimita tieto tapahtumasta SAFAn viestinnän asiantuntijalle paivi.virtanen@safa.fi, jotta siitä voidaan tiedottaa hyvissä ajoin Safan jäsentiedotteessa ja muissa kanavissa. Osastot pääsevät lisäämään tapahtuman myös safa.fi -sivuston tapahtumakalenteriin oman verkkosivunsa kautta. Jos mahdollista, tee tapahtumasta myös Facebook-tapahtuma.

Maksaminen

Myönnetty tuki maksetaan ala- tai paikallisosaston tilille välittömästi, kun ilmoitus projektin käynnistymisestä on toimitettu SAFAan. Projekti tulee saattaa loppuun myöntövuoden aikana.

Huomaa, että jos yrityksistä huolimatta näyttää hakuvuoden lokakuuhun mennessä siltä, että projektia ei ehditä saattaa loppuun saman vuoden aikana, ota yhteys paivi.virtanen@safa.fi

Yhteyshenkilöt SAFAn toimistossa

Muu toiminta ja viestintä: viestinnän asiantuntija Päivi Virtanen, p. 050 570 4180, paivi.virtanen@safa.fi

Tuen saajia pyydetään ystävällisesti huolehtimaan projekteihin liittyvät maksatuspyynnöt ajallaan
– ei vuoden viimeisinä päivinä!

Taloushallinnon yhteyshenkilö: Lotta Viherkari, lotta.viherkari@azets.fi puh: 050 464 7455.

Paikallisvastaavat

Toimivat Oulussa, Tampereella ja Turussa

Suomen Arkkitehtiliitto on toimintansa alueellista tukemista varten perustanut paikallisvastaavan toimen kolmelle paikkakunnalle, Ouluun, Tampereelle ja Turkuun.

Nämä paikallisosastot vastaavat paikallisvastaaviensa valitsemisesta. Paikallisvastaavan työsopimus solmitaan SAFAn kanssa. Kaikkien paikallisosastojen yhteyshenkilö SAFA:n toimistossa on tiedottaja ja hallituksessa viestintävastaava.

Paikallisvastaavan tehtävät

Paikallisvastaavan perustehtävinä ovat toimiminen SAFAn yhdyshenkilönä, yhteydenpito paikallisiin arkkitehtiopiskelijoihin, huolehtiminen alueen yhteiskunta- ja mediasuhteista yhteistyössä paikallisosaston kanssa sekä yhteistyön kehittäminen alueen muiden järjestöjen kanssa.

Ensisijalle tulee asettaa ne tehtävät, joilla edistetään arkkitehtuurin ja ammattikunnan näkyvyyttä, yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä ammattikunnan toimintaedellytyksiä. Paikallisosaston sisäisten aktiviteettien, kuten ekskursioiden ja pikkujoulujen, järjestäminen ei ensisijaisesti kuulu paikallisvastaavalle.

Asema SAFAn organisaatiossa

Paikallisvastaava vastaa toiminnastaan ensisijaisesti SAF:n hallitukselle, jota edustaa pääsihteeri. Paikallisvastaavan vuosittaisten päätehtävien ja hankkeiden määrittely tapahtuu syksyisin paikallisosaston seuraavan vuoden toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä.

Paikallisosaston johtokunta ohjaa paikallisvastaavan työtä toimintasuunnitelman pohjalta, tavoitteena suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen toiminta. Paikallisosastojen toimintasuunnitelmat toimitetaan lokakuussa SAFAn hallitukselle, joka käsittelee ne liiton toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä.

Paikallisosaston johtokunta laatii vuosittain paikallisosaston ja -vastaavan toiminnasta lyhyen yhteenvedon, joka toimitetaan helmikuussa SAFAn toimistoon huomioitavaksi liiton toimintakertomuksessa.

Työehdot

Paikallisvastaavan työaika on keskimäärin 32 tuntia kuukaudessa.

Työaika, palkka ja muut ehdot määritellään paikallisvastaavan kanssa tehtävässä työsopimuksessa. Matkoista toiminta-alueen ulkopuolelle suoritetaan erillinen korvaus. Paikallisvastaavan toimintakuluja varten varataan SAFAn budjettiin vuosittain tietty määräraha.