Arkkitehtuuripalvelujen tilaajille ja tarjoajille suunnatun kyselyn mukaan laadukasta suunnittelua haluttaisiin tilata ja tarjota enemmän kuin mitä hankintalainsäädännön puitteissa on tällä hetkellä mahdollista.
Julkiset hankinnat eivät kannusta uusia arkkitehtuuripalvelujen tarjoajia osallistumaan tarjouskilpailuihin.
Tämä kävi ilmi Suomen Arkkitehtiliiton ja Arkkitehtitoimistojen liiton viime keväänä toteuttaman hankintakyselyn tuloksista. Kysely suunnattiin Safan jäsenille sekä arkkitehtuuripalvelujen tilaaja- että tarjoajapuolella.
Molempien osapuolten kokemusten mukaan arkkitehtuuripalvelujen tarjoajien kelpoisuus- ja soveltuvuuskriteerejä käytetään julkisissa tarjouskilpailuissa selvästi enemmän sulkemaan tarjoajia pois kuin kannustamaan ja houkuttelemaan uusia toimijoita.
Palvelujen tilaajien vastausten mukaan tärkein hankintamenettely ovat puitesopimukset ja sen jälkeen julkiset, kansallisten ja EU-vaatimusten mukaiset avoimet tarjouskilpailut.
Yleensä julkisten, avoimien hankintamenettelyjen kautta tehtyjen puitesopimusten käyttö on sujuvaa pienissä hankkeissa, jotka muodostavat suunnittelutehtävien enemmistön.
Suunnittelukilpailujen käytön tärkeimpänä perusteena tilaajat pitävät parhaan ratkaisun löytämistä, seuraavaksi erilaisten vaihtoehtojen kartuttamista ja kolmanneksi sopivimman suunnittelijan valintaa.
Arkkitehtuuripalvelujen tarjoajille tärkein menettely ovat julkiset hankinnat, seuraavana tulevat suorat toimeksiannot ja yksityisen puolen tarjouskilpailut ja -pyynnöt. Puitesopimuksilla, kutsukilpailuilla ja yleisillä suunnittelukilpailuilla on myös huomattava merkitys.
Laatuarvioinnin merkityksen ja käytön osalta kysyttiin sekä nykykäytännöistä että kehittämistarpeista. Vastaajat olivat melko yksimielisiä: laatu-hintasuhdetta halutaan kehittää nykyistä laatupainotteisemmaksi.
Safalaisten tilaajien vastauksissa laadun merkitys on selvästi suurempi kuin miltä tarjoajien vastausten perusteella vaikuttaa. Ero selittynee sillä, että merkittävä osa tarjouspyynnöistä tulee sellaisilta hankkijoilta, joilla ei välttämättä ole tarjousten valmistelussa mukana suunnittelijaosaamista.
Tarjouspyynnön laatu-hintapainotuksella on myös vaikutusta tarjoushalukkuuteen.
Sekä tilaaja- että tarjoajavastauksissa avainhenkilöiden referenssejä pidettiin hankinnan onnistumisen kannalta olennaisina. Toisaalta tarjoajapuolen avovastauksissa oli paljon perusteluja myös toisenlaisille näkemyksille.
Julkisten hankintojen lainsäädäntö mahdollistaa yli kolme vuotta vanhojen referenssien käytön. Tällä hetkellä referenssien voimassaoloaika on tarjouspyynnöissä tyypillisesti viisi vuotta. Sitä halutaan pidentää selvästi, vaikka tilaajien ja tarjoajien vastaukset poikkesivatkin jonkin verran toisistaan. Tarjoajat kannattivat voimakkaasti kymmenen vuoden aikaa sekä yritys- että henkilöreferensseille, tilaajien näkemykset olivat hieman maltillisempia erityisesti henkilöreferenssien osalta.
Referenssien käytön ja arvioinnin halutaan perustuvan referenssien laatuun, ei määrään. Vastaajien enemmistön mukaan muutama perusteellisesti arvioitu referenssi riittää, pelkkä lukumäärien kirjaus ei kuvaa laatua. Referenssit tulisi arvioida hankintaan peilaten ja kriteerit ilmoittaa selvästi niin tarjouspyynnöissä kuin myös arviointipalautteissa.
Tilaajapuolen vastausten enemmistön mukaan referenssien arviointiryhmän kokoonpano ja ammattiosaaminen ilmoitetaan tarjouspyynnössä.
Tilaaja- ja tarjoajapuolen vastaukset eroavat referenssikysymysten kohdalla selvästi enemmän kuin aineistossa keskimäärin. Eroja on aihetta selvitellä: johtuvatko tarjoajien kokemat puutteet siitä, että tarjouspyynnöt on saatettu laatia ilman suunnittelualan asiantuntemusta?
Hankintapäätöksestä ei välttämättä tiedoteta muille kuin valitulle toimittajalle.
Hankintalain tavoite tarjousmenettelyjen ja tarjousten jatkuvasta kehittymisestä ei aineiston perusteella toteudu. Esimerkiksi julkisista hankintapäätöksistä tiedottaminen on pääosin minimitasolla, vaikka sitä toisinaan avataankin tarjoajan yksittäisestä pyynnöstä, tosin silloinkin usein vain pyynnön esittäjälle. Yksityisellä puolella ei hankintapäätöksestä välttämättä tiedoteta muille kuin valitulle toimittajalle.
Aineiston perusteella tarjoajat ovat varsin arkoja hakemaan oikaisua virheelliseksi kokemaansa hankintapäätökseen. Avovastausten perusteella osa oikaisupyyntöä harkinneista pelkää siitä mahdollisesti lankeavaa stigmaa ja on siksi jättänyt pyynnön tekemättä.
Toisaalta enemmistö vastaajien tekemistä oikaisuvaatimuksista oli menestynyt.
Hankintakyselyn mukaan laadukasta suunnittelua halutaan tilata ja tarjota enemmän ja sujuvammin kuin mitä pidetään julkisten hankintojen lainsäädännön puitteissa tällä hetkellä mahdollisena.
EU:n hankintadirektiivi on tarkoitus päivittää lähitulevaisuudessa, joten nyt on hyvä hetki vaikuttaa sen epäkohtiin. Hankintakyselyn tuloksia tullaan käyttämään niin Safan kuin ATL:n vaikuttamistyössä, tarvittaessa yhdessä muiden alan järjestöjen kanssa. Aineiston perusteella voidaan myös kehittää koulutusta ja tiedotusta hankinta- ja tarjoamisosaamisen parantamiseksi.
Kysely arkkitehtuuripalvelujen hankinnoista kohdistettiin erikseen tarjoajille ja tilaajille. Vastauksia tuli 120, ja myös avovastauksia oli runsaasti.
Tarjoajien vastauksia saatiin 92. Pääosa tuli eri kokoisissa arkkitehtitoimistoissa toimivilta, lisäksi mukana oli joitakin isoissa monialayrityksissä työskenteleviä. Yksittäisten ammatinharjoittajien osuus jäi pieneksi.
Tilaajatehtävissä toimivia vastaajia oli 28, joista enemmistö työskentelee julkisella sektorilla. Tilaajavastauksia arvioitaessa on huomioitava, että harvalla tilaajaorganisaatiolla on palveluksessa arkkitehtejä, ja varsinkaan pienten tilaajien osalta palautetta ei tällä Safan jäsenistölle suunnatulla kyselyllä saatu.
Aineistoa käsitellään laajemmin ja tarkemmin seuraavien kuukausien aikana eri julkaisuissa ja tapahtumissa, ja sitä tullaan käyttämään jatkossa Safan ja ATL:n vaikuttamistyössä.
Kirjoittaja on hankintatyöryhmän jäsen ja toimi ammattiasiain toimikunnan puheenjohtajana 2020-2021.